（七）函

    函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函的特点：

    1、用途的多属性。询问问题或向有关机关主管部门请示批准这一点与请示相似；主管部门答复有关部门请示的批准又与批复相似；与有关部门商洽工作或对某一问题的回答又没有指挥功能。

    2、内容的单一性。一份函只宜写一件事项。

    3、语气的多样性。商洽工作用商量语气，请示回答用询问语气，答复对方用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。

    函的分类：

    1、商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作。

    2、询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见。

    3、告知函。用于主动告知对方某一情况或项目。

    4、请批函。用于向有关主管部门请求批准。

    5、复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函。

    函的写法：由标题、主送机关、正文、落款组成。

    1、标题：分去函和复函两式标题。①去函一般由发文机关名称、事由和文种三项构成。如《朝阳市人事局关于商调×××同志的函》。②复函一般由四项构成。即发文机关、事由、来函机关、文种。如《省政府办公厅关于粮食购销问题给朝阳市人民政府办公室的复函》。但有时也省略来文机关为三项。

    2、主送机关：即受文单位，写明全称，后加冒号。

    3、正文：由缘由、事项、结束语三项内容组成：①缘由：交待发函目的、根据、原因等。然后用“现将有关问题说明如下或函复如下》。 ②事项。一事一函，比较单一，直陈其事，用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如是复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。③结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择特此函询、请即复函、特此函告、特此函复等语结束。

    4、落款：一般包括署名和成文时间，加盖公章。

    （八）会议纪要

    会议纪要是一种记载、传达会议情况和议定项目的纪实性公文。它可以多向行文，具有上报、下达以及与同级进行交流的作用。（“纪”同记，记录。古代有结绳记事。“要”是要点）会议纪要的特点：

    1、内容的纪实性。根据会议的宗旨、议程、会议纪录、会议活动情况等会议有关材料综合整理出来的公文。不能随意篡改会议精神，不能擅自增删会议内容，不能随便更动与会者议定的事项，不能对会议达成的共识进行修改，也不能进行评论。对会议存在的分歧和问题也要真实反映。

    2、高度的概括性。会议纪要不同于会议纪录那样详细，而是根据会议中心议题、指导思想和议定事项，在纪录素材的基础上，结合会议议程、会议材料和会议中穿插的活动等，经过概括、整理、提炼，而后形成的公文。

    3、较强的指导性。会议纪要记载的会议情况和议定事项，是组织者和与会者的共同意志，反应了会议的精神实质，具有较强的指导指挥性。

    会议纪要的种类：

    1、情况性纪要。用于记载和传达会议情况，起沟通信息和记载凭证作用。多是在会议最终未能决定事项、没有明确态度的前提下，只记录情况也确有必要行文的。

    2、指示性纪要。用于记载和传达会议精神，对某一问题或某项工作的研究有一致的政策措施，以指导与会单位工作。

    3、议决性纪要。记载和传达会议议决事项以及结论性意见的，要求各与会单位按纪要传达、贯彻、执行。

    会议纪要的写法：由标题和正文二部分组成

    1、标题：会议名称加文种。如市委常委会议纪要，省长办公会议纪要。

    2、正文：由前言、主体组成。①前言。概括交待会议的名称、时间、地点、参加人员、主持人、会期、主要议程、会议形式等组织情况和会议的主要成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下”。或用“现将会议主要精神纪要如下：②主体。是纪要的核心内容，要紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神特别是会议形成的决定、决议准确地表述清楚。对于会议有争议的问题和不同意见，根据不同情况做不同处理。会议纪要的主题有时因为研究的事项多、分项分条纪要。会议纪要撰写时，经常使用一些词语。主要有：会议原则同意、会议指出、会议强调、会议认为、会议议定。有的还有些同志认为、少数同志认为等。

    会议纪要写作注意事项：

    1、做好纪录。

    2、抓住“要”字。

    （九）决议

    决议是“用于经会议讨论通过的重要决策事项”的文种。决议的分类：可分为两种：

    1、审批性决议。用于审议通过重要文件。如报告、党内规章等。如《中国共产党第十五次全国代表大会关于十四届中央委员会报告的决议》。

    2、决策性决议。用于讨论通过重要决策事项，如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》。又如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干问题的决议》。

    决议和决定的区别：两者都是下行文，所批准确定的都是重要事项。但也有明显区别：1、从形成过程看，决议必须经过会议讨论、表决，获得法定多数票才有效；而决定可通过会议讨论通过，也可以由领导班子研究后形成。

    2、从内容和写法看，决议的内容往往是全局性的、原则性的事项，写法上较多论证的成份，以阐明指导思想、方针、政策等问题；决定的内容往往是某一方面的重要工作，相对具体些，写法上虽然也有对指导思想、方针、政策的阐述，但相对少一些，主要侧重对工作作出较具体的指导和安排。

    3、从文种的用途看，决定的使用频率相对高一些。

    决议的写法：

    决议的结构一般包括标题、题注和正文三部分。

    1、标题：一般采用完全式标题，即由发文机关、公文主题、决议组成。如《中国共产党第十五次全国代表大会关于中央纪律检查委员会工作报告的决议》。

    2、题注：用以标注会议通过的时间和会议名称，加圆括号置于标题下方。如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设的决议》（1996年10月10日中国共产党第十四届中央委员会第六次全体会议通过）

    3、正文：决议主体部分叙议结合，叙要做到行文简明、定性准确，议要做到评价恰当、说理透彻、富有逻辑力量。

    审批性决议：正文的篇幅相对简短。通常开头第一句话是审批意见，用“……大会审议并一致通过（文件名称）”或“……大会审查、批准……（文件名称）”之类的句式表述，然后以会议认为一类的词语领起，概括文件的主要精神，并点评文件的若干重要内容，较全面地评价文件的作用和意义，最后用发出号召的方式结束全文。

    决策性决议：正文有长有短，有的洋洋万言。如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》。这种决议最能体现其高屋建瓴、说理透彻、导向性强的特点。这种决议开头先说依据、目的，或对决议的内容作必要的说明，然后说作如下决议。这种决议为了对有关问题——展开阐述，往往采取分列条项或章条结合、章断条连的写法。如社会主义精神文明建设的决议全文为七章、每章都有小标题、每章下又分若干条，全文共30条。

    （十）意见

    意见是用于对重要问题提出见解和处理办法的文种。

    意见的特点：

    1、行文的灵活性。意见是对重要问题提出见解和处理办法，它可用于上级机关对下级机关提出一些指导性、规定性意见（下行文），它又可用于下级机关对上级机关提出一些建议性的见解，和建议性报告相似（上行文），可见其灵活性。

    2、内容的针对性。针对工作中急需解决的问题或必须克服的倾向。问题提得及时、分析结合实际、办法对症下药，操作性强。

    意见的种类：

    1、建议性的意见：用于下级对上级机关提出的工作建议。大多是主管部门对其主管业务提出工作意见，一经上级机关批转，就成为上级机关的指导性意见。如铁道部向国务院提出的《关于解决部分铁路职工家属“农转非”问题的意见》。

    2、规定性意见：用于对所属机关、组织和人员提出规范性的要求和措施。常用于党的领导机关或组织及纪检部门所制定的党组织或党员行为准则。

    3、指导性意见：用于上级机关对下级机关进行工作指导。针对工作中的薄弱环节及出现问题下行文，阐明指导思想、工作原则、工作思路和措施办法。与指示和通知有相似之处。但重在指导，指示通知重在指挥。如《关于加强科普工作的意见》。

    意见的写法：

    意见有两种格式。第一种和一般公文相同，包括主题、主送机关、正文和落款。第二种只有标题、题注和正文。题注通常用来标注成文时间。

    意见的正文通常包括开头和主体两部分。开头的写法有的摆明情况、指出问题、目的意义。要求开门见山、简洁明快。主体部分如果内容较多，就要分条列项写，每一条开头可用小标题，或用第一句话概括主旨，立片言以居要。然后再阐述这一条的指导思想、工作要求、主要做法。

    （十一）公报

    公报是用于公开发布重要决定或重大事件的文种。公报的特点：

    1、受众的广泛性。通常通过媒体宣布重大事件，凡关心该事件的人都是它的受众。

    2、内容的重要性。只有极其重要会议、极其重要事件才能用此文种，一般的会议和重要事项只用会议纪要或新闻消息。

    3、较强的新闻性。公报是公文，但由于发布机关的权威性、内容的重要性和发布的及时性，往往带有很大的新闻价值。往往是头条新闻。

    4、制发机关的特定性。公报是党内机关的法定公文，但不是所有党的机关都可制发，只有党的中央机关才可制发。行政机关的使用范围限于国务院及其部门。

    公报的种类：按内容分3种：

    1、公议公报。公布重要公议基本情况及主要成果。

    2、新闻公报。用于发布重大事件、重大活动的消息。《关于俄罗斯联邦政府主席访华的新闻公报》。

    3、统计公报。用于发布国民经济及社会发展等统计资料和情况。

    公报的写法：

    标题写法：一是会议名称加文种；二是完全式公文标题：如中华人民共和国和尼日尔共和国关于恢复外交关系的联合公报。

    1、会议公报：①基本情况：会议名称、会期、参加人员、主持人等，写概况。②主要内容：会议讨论研究成果，作出什么决定，通过什么文件等。③主要精神：会议指出、会议要求、会议强调等领起。分几方面阐述，是中心部分、概括有力。④结尾部分：提出号召和希望。

    2、新闻公报：分导语和主体二部分。 ①导语用简洁的语言概括新闻公报的重要内容。②主体是对主要新闻事实展开叙述，一般依内容的重要性从重到轻依次展开。

    3、统一公报：正文一般分为前言和主体两部分。①前言一般阐述统计材料的依据或调查的经过以及公布的主要内容。②主体一般分条列项说明各种情况及有关数据，条理清楚、数据准确、有真实性和科学性。

    （十二）条例：

    条例是用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的文种。它作为党内的法定公文，常用来制定党规党纪，效力仅次于党章。国家立法机关和行政机关也常使用它。总之，条例是调整和规范各种社会关系和行为的重要立法工具。条例的特点：

    1、制发机关的特定性。在党内，发布条例的机关是党中央、中纪委和中央的其他部门；在党外，国家立法机关，国务院，省、自治区、直辖市人大。

    2、内容的稳定性和强制性。内容相对稳定，在较长时间内起规范指挥作用。

    条例的种类：

    1、党内条例：规范党组织的工作活动《中国共产党党校工作暂行条例》
　　　　　　  　规范党员行为《中国共产党党员权利保障条例》
　　　　　　  　执行党的纪律《中国共产党纪律检查委员会工作条例》
    2、法规性条例：关于社会管理和治安防范的《中华人民共和国监控化学品管理条例》
　　　　　　　关于经济体制改革和经济建设的《全民所有制工业企业转换经营机制条例》、《基本农田保护条例》。

    条例的写法：

    1、标题：一是完全式标题：发文机关＋公文主题＋条例。二是省略发文机关的标题。《旅行社管理条例》。

    2、题注：在标题下方用圆括号表示。写制发机关名称及公布日期。如：《中华人民共和国行政监察条例》（1990年12月9日国务院令第69号发布）

    3、正文：有三则式和条例式两种

    ①三则式：把正文分为三部分，第一章为总则；中间若干章为分则；最后一章为附则。总则含制定目的、依据、适用对象和范围；分则有所规范的具体内容、管理部门及管理职责、违反条例的惩处方法等；附则实施细则与办法的制定权限、解释权限、生效日期及未尽事宜。

    ②条例式：不设章，只设条，分条列述。

    （十三）规定

    规定是用于对制定范围内的工作和事务制定具有约束力行为规范的文种。规定和条例同属法定公文，有较强的约束力。规定与条例的区别：

    1、制发机关的级别不同：党内条例是党的中央组织有权发布、社管条例有立法权的机关发布；而规定可以是党的中央组织也可以是各级党委及其它行政组织。

    2、内容的重要性不同：规定的重要性不如条例，有时是条例内容的补充。

    3、约束力大小不同：条例比规定约束力大。

    规定的种类：

    1、党内规定。《关于保护检举、控告人的规定》。

    2、法规性规定。指行政机关及其部门所制定的具有法规性质的规定。《广东省企业职工劳动权益保障规定》。

    规定的写法：与条例近似。正文写法有三种：

    1、三测式。总则、分则、附则。

    2、条例式。正文不设章；只设条。

    3、层次式。和一般公文的写法相似，开头说制定规定的目的、依据，然后“现就有关问题规定如下”之类语过渡，引入正文。主体部分分若干层，用层次序数“一、二、三”等排列。

    （十四）指示

    指示是领导机关对下级布置工作、阐明工作活动的指导原则的下行公文。分布置工作、解决问题两类。与命令比，指示的制发权限、指挥范围和执行要求都有不及。

    指示的特点：

    1、指导性：有针对性对下级交代指导原则、有关方针政策、完成任务的方法步骤等。让下级知道做什么、怎样做。

    2、政策性：是阐明方针政策的文件，内容的政策性强。

    3、理论性：讲清必要性、重要性、紧迫性、有论理性。

    指示的写法：由标题、主送机关、正文、落款组成

    1、标题：清楚准确、简明扼要。发文机关＋关于＋事由＋文种。如有事情紧急，在标题上可写“紧急指示”。

    2、主送机关：直接接受指示的单位。

    3、正文：由三部分组成：①指示依据：开头说明指示原则、根据、目的、意义。②指示的具体内容：工作任务；工作的指导原则或政策界限；具体措施。③执行要求：是指示的最后一部分。指事项完成的步骤、时限及何时向上级汇报等。

    4、落款：发文机关名称、年月日；

    注意事项：

    1、一定要有指导性。

    2、不能滥用。非紧急、非普遍性问题或无新情况新问题、无难点、无特殊意义等不宜使用该文种。
如《国务院关于重视和加强有机肥料工作的指示》《中共中央、国务院关于防御特大洪水的紧急指示》

    （十五）通告

    通告是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的知照性公文。通告根据内容、作用的不同，可以分为两类，一类是法规性通告，一类是周知性通告。法规性通告是在一定范围内公布政策法规的通告。周知性通告是在一定范围内，向机关单位和人民群众公布应当周知事项的通告。

    通告的特点：

    1、内容的法规性。法规性通告常常要对某些事项作出规定条文，向人民群众宣布应当遵守的事项，具有政策法规效力和很强的制约性。如《中华人民共和国财政部税务总局关于个体工商业户必须依法纳税的通告》、《北京市公安交通管理局通告》等。

    2、使用的广泛性。一是内容广泛，大到国家政策法令，小到群众生产中某些需要周知遵守的具体事项，无论是政治、文化生活领域，还是交通、税收、金融、水电等经济领域，各行各业、方方面面都可以用通告。三是公布渠道广泛，它既可以用公文形式发布，也可以张贴，还可以通过新闻媒介如报纸、电视、广播电台发布。

    3、发布范围的周知性。通告的发布形式及其作用决定了它的周知性。它要求一定管辖范围内的机关单位、人民群众，了解和知晓某些事项，明确有关政策法令，自觉规范自己的行为，共同维护社会管理秩序。

    通告的写法：通告一般由标题、正文和落款三部分组成。

    1、标题：有四种构成形式。一是由发文机关名称、事由和文种构成，如《阜新市人民政府关于加强城市道路交通管理的通告》；二是在文种前冠以发文机关名称，如《中国人民银行通告》；三是事由加文种构成，如《关于进行房屋租赁登记的通告》；四是只写文种“通告”。通告的标题是根据告晓方式和途径而定，对外张贴或新闻媒介媒介刊载播发的，应用规范的完全式标题，让人一看一听标题就能清楚是什么部门针对什么事而发的通告；只在机关、单位内部张贴的通告，可使用简略式标题（省略事由或独有文种）。既张贴又行文下发的通告，应有规范标题。

    2、正文：一般开头、主体、结语。

    开头：说明发布通告的原因、根据、目的和意义，要求写得原则、简要，准确提供、发布本通告的法律、法规或政策依据，明确行文目的并提供必要的情况说明。其后常用习惯用语如下：“特做如下通告”等过渡到下文。

    主体：即事项部分。由于事项比较多，常常采用标序列述的方法来写。要求明确具体地写出通告的内容，做到主旨鲜明，事项具体，条理清晰，简洁通俗，便于理解执行。

    结语：结语并非必备，需要时可写简明结尾。常见的通告结语有三种形式：一是以惯用语“特此通告”做结尾；二是补充说明本通告经批准及公布施行的日期等；三是提出实行本通告的希望要求。其中后两种结束语在分项表述的事项的通告中常作为“事项”部分的最后一条或数条。以惯用语结尾，正文简短的，惯用语不别起行；惯用语占行时，注意不要用标点。

    落款：一般包括署名和成文的时间两项内容。署名写发布通告的机关单位名称。如果发文机关在标题中已经出现，此处可以省略。成文时间的年、月、日期写在机关名称下面，也有的写在标题之下正中。
通告写作的注意事项：

    1、要准确把握文种，注意通告与公告的不同之处。公告所宣布的内容都是有关重大的、国内外极为关注的事项，内容庄重严肃，体现国家及其权力机关的威严，不是任何公务事项都可以公告的，要考虑在国际国内产生的重大影响；公告的发文机关限于国家最高行政机关及其工作部门和各省的行政机关，下级地方行政机关一般不使用公告，社会团体、基层单位不能制发公告；公报不用红头文件下发，而是用报纸、广播、电视等新闻媒介公布。

    2、行文要通俗易懂。通告由于制发的范围广泛，常常涉及到各行各业的专门业务，要求语言表述上在不影响准确表达的前提下，尽量少用专业术语、行话，多用大众语言，做到通俗易懂，以便不同文化层次群众周知理解遵守。